O futuro do ERP e do S2P com AI

Comprador, ainda é quarta-feira #42

Esqueça os RPAs, o Gen-AI já chegou.

Todo mundo está empolgado com o ChatGPT, Claude e outras ferramentas de IA generativa, e o mercado de ERPs e S2Ps não é exceção. Nos últimos meses surgiram uma infinidade de novos lançamentos de chatbots, assistentes e copilotos inteligentes com objetivo de simplificar e automatizar as interações com tais sistemas, que estão cada vez mais complexos e de difícil manutenção.

Boa parte dessa nova onda vem das novas capacidades da Gen-AI em:

• pesquisar e resumir dados complexos, mesmo os não estruturados;

• aplicações de machine learning para otimizar previsões, automatizar decisões ou otimizar fluxos de trabalho.

A própria SAP, por exemplo, anunciou o Joule, um assistente de IA generativa que dá suporte em qualquer tipo de interação de um usuário com uma aplicação do ecossistema SAP.

A Microsoft, que já tinha lançado seu copiloto em praticamente todas as suas aplicações, também lançou um copiloto específico para o seu ERP Microsoft Dynamics 365, o tempo e a complexidade gasta com uma série de tarefas rotineiras de vendas, marketing e outras aplicações.

Mais especificamente no universo de Procurement, o Coupa anunciou novos lançamentos em AI para automatizar pagamentos, otimizar processos de compras e integrações com serviços externos de AI.

Basicamente, todos os processos mais lentos e transacionais do ERP ou S2P, que antes estavam sendo automatizados por robôs e integrações, agora estão sofrendo mudanças bem mais radicais com as soluções de Gen-AI.

Casos de uso mais comuns

Conforme falei acima, soluções de Gen-AI são excelentes para algumas aplicações específicas em uma solução ERP ou S2P.

Configuração de regras de negócio

Não por acaso, nenhuma empresa implementa um novo ERP ou S2P rapidamente ou de maneira self-service. A implementação e configuração de um sistema desse porte normalmente é um processo que demora meses ou anos, e que depende de verdadeiros exército de consultores para incorporar as políticas e regras da corporação no DNA do software escolhido.

As aplicações de Gen-AI já são capazes de rapidamente absorver regras tributárias, políticas de compras e pagamentos, categorias e centros de custo financeiros, propondo a melhor forma de incorporar tais regras nos diversos módulos de uma solução ERP ou S2P. Para isso, ela precisa apenas do contexto das documentações e instruções de configuração específica do próprio software, somados às bases de conhecimento técnicas internas e externas utilizadas pela empresa.

Facilitar o trabalho e simplificar a experiência do usuário

A experiência tradicional que encontramos em um software ERP ou S2P normalmente é baseada em fluxos “passo-a-passo", em que o usuário precisa seguir rigorosamente as regras do sistema para conseguir fazer uma ação.

Imagine o preenchimento de formulário de uma requisição de compra. Eu já vi processos que obrigavam o usuário a preencher mais de 50 campos diferentes, dentre informações de departamento e centro de custo, detalhes do serviço, fornecedores indicados e uma série de outros dados gerenciais. Obrigar um usuário requisitante a entender como preencher cada um desses campos é uma tarefa extremamente trabalhosa. E acredite, não vão ser os chatbots ou os artigos de ajuda que vão resolver o problema.

O que a Gen-AI consegue fazer é deduzir como os campos do formulário de requisição devem ser preenchidos a partir de uma conversa em linguagem natural com usuário, como fazemos com o ChatGPT.

Primeiramente, o usuário vai contar de maneira mais informal a compra que ele deseja fazer. Em seguida, a partir do contexto das regras de negócio e políticas da organização, a IA consegue sugerir como os 50 campos do formulário devem ser preenchidos. Em alguns casos, a própria IA vai poder fazer a requisição de compra automaticamente, se a empresa assim desejar.

Consulta e análise de dados

ERPs e S2Ps são sistemas extremamente robustos e complexos, que armazenam alguns dos dados mais críticos de uma empresa. Um dos principais desafios que os usuários da organização normalmente enfrentam é navegar e entender os dados armazenados, como forma de entender eventos do passado ou auxiliar na tomada de decisões no futuro.

Soluções de Gen-AI são infinitamente superiores para esse tipo necessidade, se comparada às alternativas mais tradicionais que temos hoje. Isso vai desde os processos manuais de consulta, até a extração e compilação de dados em datalakes e dashboards. Elas possuem uma capacidade exponencial para analisar grandes quantidades de dados estruturados e não estruturados, trazendo insights de acordo com as necessidades de cada usuário.

Outros casos de uso interessantes

Além das três aplicações acima, também vão existir outras formas legais de usar Gen-AI em seu ERP ou S2P:

• Gerar modelos de analise preditiva a partir de dados históricos;

• Integração entre sistemas, substituindo o modelo tradicional de desenvolvimento de conectores de APIs por um modelo em que dois Gen-AIs vão “conversar” entre si;

• Detecção de anomalias, fraudes ou oportunidades de redução de custos.

Isso quer dizer que a SAP vai acabar?

Acredito que não. A necessidade por uma ferramenta poderosa para armazenar dados mestres e transações não só vai continuar existindo, como vai continuar aumentando. O que já está mudando, e vai mudar ainda mais, é a forma como interagimos com o nosso Oracle ou Coupa, tanto na camada do usuário, quanto nas interações entre sistemas.

Minha previsão é que o SAP será cada vez mais reduzido a uma grande base de dados, e nós usuários não iremos mais “mexer” diretamente nesse tipo de sistema. Em vez disso, conversaremos com múltiplas aplicações de Gen-AI, que irão traduzir nossas necessidades e manipular, alterar e consultar os dados que precisamos por trás dos panos.

Isso obviamente, se a Skynet não chegar e acabar com a a gente antes.

leo c.