Automação E2E de um SRM [Parte 1]
Comprador, ainda é quarta-feira #48
Este texto é o primeiro de uma série que acompanhará minha missão de tornar a Linkana a primeira solução de SRM a oferecer um processo de cadastro e homologação de fornecedores totalmente automatizado — de ponta a ponta.
Etapas da homologação de fornecedores
Quando falo em automação ponta a ponta da homologação de fornecedores, o primeiro passo é entender as principais etapas do processo e identificar oportunidades para remover a fricção humana em um SRM.
Na Linkana, enxergo essa missão de automação dividida nas seguintes etapas:
Requisição do cadastro
O processo começa com a solicitação de cadastro, que normalmente pode ser feita por diferentes áreas da empresa de maneira descentralizada. Nesta etapa, identificamos o tipo de compra que será realizada para determinar seu impacto no processo de qualificação do fornecedor. Entre os principais fatores analisados estão o valor da compra, o acesso a dados pessoais, a mobilização de pessoas, entre outros aspectos relevantes.
A maior oportunidade nesta etapa está na transformação completa da experiência do requisitante, alavancando novas formas de solicitação por meio de inteligência artificial e linguagem natural. Formulários intermináveis, repletos de campos confusos, serão substituídos por chats interativos com agentes inteligentes que conduzirão um processo de requisição muito mais simples e intuitivo para o usuário final.
Envio de informações
Atualmente, o requisitante informa apenas alguns dados básicos do fornecedor (ex.: CNPJ, e-mail de contato, categoria de fornecimento), enquanto o próprio fornecedor é responsável por fornecer todas as demais informações. Isso inclui desde dados bancários, certidões, licenças e certificações até demonstrativos financeiros e respostas a questionários de autodeclaração e informações adicionais sobre sua operação.
Com os avanços na digitalização, cada vez mais informações podem ser obtidas em bases de dados públicas, reduzindo drasticamente a necessidade de solicitá-las diretamente ao fornecedor. Além disso, muitos dados podem ser padronizados e reaproveitados, eliminando a redundância de reenvios e evitando a duplicação de documentos enviados por fornecedores a múltiplos compradores.
Revisão de informações
Após o envio, ainda é necessário garantir que as respostas e documentos enviados estão em conformidade com os requisitos estabelecidos. Isso envolve validar a autenticidade dos dados, verificar a validade dos documentos e interpretar as informações fornecidas pelo fornecedor.
Nos últimos anos, os modelos de inteligência artificial expandiram radicalmente as possibilidades de extração e interpretação automática de dados em documentos. Uma realidade que antes exigia bastante intervenção humana será substituída por um fluxo em que humanos supervisionam e auditam a revisão realizada por exclusivamente por máquinas.
Aprovação do cadastro
Com base nos documentos, respostas e eventuais inconsistências encontradas em um processo de qualificação, são aplicados critérios para determinar se um fornecedor está apto ou não a fornecer para a empresa. As áreas envolvidas e os critérios utilizados variam de acordo com as informações da requisição, a categoria do fornecedor e os riscos associados a cada dado analisado.
Além da automação mais óbvia de decisões com base em critérios objetivos previamente definidos, em breve será possível contar com agentes inteligentes capazes de tomar decisões de aprovação, reprovação e bloqueio de fornecedores de forma autônoma, garantindo maior agilidade e segurança ao processo.
No próximo texto da série, irei compartilhar o que já estamos fazendo e planejando incorporar no SRM da Linkana para cada uma das quatro etapas acima.